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Avanza proceso para incorporar nuevo sistema administrativo

Nuestra Universidad se encuentra en las últimas etapas para la puesta en marcha de la herramienta tecnológica Sistemas, Aplicaciones y Procesamiento de Datos (SAP) que permitirá modernizar los procesos administrativos y financieros de acuerdo a las exigencias que plantea el desarrollo institucional.

Este proyecto estratégico, dirigido por la Vicerrectoría de Gestión Económica y Administración, permite la incorporación de una herramienta de clase mundial, según manifestó el vicerrector, Hugo Salgado, quien recordó que la iniciativa partió en 2015 con un análisis de toda la información disponible en levantamiento de procesos administrativos de la Universidad, labor en que fue relevante el aporte de la Dirección de Planificación.

“Estos procesos se actualizaron y se compararon con la forma estándar de funcionar de SAP. Luego tomamos decisiones respecto a qué procesos deberíamos mantener y cuáles deberíamos cambiar para poder generar un equilibrio entre nuestra cultura interna y todas las bondades que ofrece SAP”, explicó.

Agregó que se contempla varias etapas para la puesta en marcha, partiendo por la habilitación del sistema de planificación presupuestaria, “lo que permitirá una nueva forma de generar y discutir los ajustes presupuestarios para el año 2017, de una manera muy similar a lo realizado durante 2016. Luego, a fines del mes de enero, se pondrá en marcha el sistema de generación de contratos, remuneraciones y todo el sistema de adquisiciones”.

El vicerrector afirmó que estas etapas son las que requieren mayor participación y aprendizaje por parte de los usuarios. “Posteriormente, a partir del mes de marzo, se realizarán nuevos ajustes y se implementarán otras características del sistema. En cada caso, en la medida que se implementen las nuevas características, estas irán reemplazando a las anteriores formas de realizar estos procedimientos”, acotó.

De acuerdo a lo planificado también, se desarrolla la capacitación inicial durante noviembre y diciembre, orientada a los usuarios líderes y a quienes tienen responsabilidades en el uso directo del sistema y a partir de enero se capacitará a otros usuarios. “Es muy importante que todos los involucrados participen en estas capacitaciones para evitar problemas al momento de iniciar la puesta en marcha, ya que de no hacerlo, se generarán dificultades que pueden llevar a cometer errores, incrementando los tiempos y reduciendo los beneficios del sistema para estos usuarios”, expresó.

Por otra parte, observó que SAP es una gran herramienta que permitirá modernizar muchos de los procesos administrativos, dar transparencia y acelerar tramitaciones como las de contratación y pagos de facturas. Además, proveerá de una gran cantidad de información para poder realizar análisis y apoyar la toma de decisiones. “No obstante, para que este sistema pueda alcanzar todo su potencial, se requiere su maduración, ajuste y, sobre todo, la correcta adopción de los nuevos procedimientos por parte de todos los usuarios”, enfatizó. En ese sentido, añadió que se requiere que las personas se acostumbren a esta nueva forma de trabajar.