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Comienza operación de nuevos módulos de SAP-UTALCA

Nuevos módulos del proyecto institucional SAP-UTALCA entran en operación el lunes 6 de marzo, luego de la exitosa puesta en marcha de este innovador sistema el 23 de enero, cuando se inició la operación de los módulos de compras y ventas institucionales, identificados como SD y MM, y de planificación presupuestaria, BPC.

En esta oportunidad, parte el uso de los módulos HCM (remuneraciones y contratos), T&E (viajes y cometidos funcionarios), SSFF (hoja de vida de funcionarios), FI (tesorería y contabilidad) y CO (presupuestos).

“Este nuevo hito incluye una serie de importantes procesos administrativos y financieros, que afectan a cada una de las personas que trabajan en la Universidad y requiere de la participación, paciencia y compromiso de todos. En estos nuevos módulos, todos los usuarios del sistema comenzarán a descubrir, luego de un proceso normal de aprendizaje y puesta en marcha, los grandes beneficios que este cambio traerá en la gestión administrativa a todos los miembros de la comunidad universitaria”, expresó el vicerrector de Gestión Económica y Administración, Hugo Salgado.

Con el fin de generar un proceso de adopción del nuevo sistema de la forma más fácil y rápida posible, el vicerrector detalló que se ha dispuesto de una serie de medidas de acompañamiento de los usuarios, de modo que ellos puedan sentirse apoyados en este gran proceso de cambio institucional. Esta estrategia se ha basado en tres pilares fundamentales: la formación de fuertes equipos de trabajo, la capacitación y las plataformas de soporte.

“La estrategia de adopción del nuevo sistema considera distintos aspectos, desde la creación de una plataforma colaborativa de trabajo —colabora.utalca.cl— y la formación de un equipo de usuarios claves, responsables de cada módulo, empoderados y que han fortalecido importantes habilidades — liderazgo, trabajo en equipo, accountability y orientación al servicio— que les permitirán responder a los desafíos de este nuevo periodo, así como también la formación de un equipo de usuarios líderes que se encuentran en las distintas unidades de la Universidad”, explicó.

Agregó que estos últimos tienen la tarea fundamental de ayudar a los miembros de sus equipos a aprender las nuevas características del sistema.

CAPACITACIÓN

Por tal motivo, la estrategia de capacitación se ha enfocado en primer lugar en los usuarios líderes, como primeros responsables de aprender e internalizar los nuevos procesos, para luego avanzar a los otros usuarios del sistema.

Con ese propósito, continuará el programa de capacitaciones iniciado en 2016, oportunidad en que se generaron espacios colaborativos para la discusión de casos específicos y la aclaración de dudas por parte de los propios usuarios, los que para tal efecto tendrán un horario permanente, todos los días de 17.30 a 18.30 horas, en dependencias de DTI.

Adicionalmente, se estructuró una estrategia de soporte para los usuarios finales en diversos niveles, el primero de los cuales está compuesto por los usuarios líderes, que están en condiciones de responder a consultas básicas y orientar a los usuarios finales. Un segundo nivel incluye el uso de la herramienta colabora.utalca.cl, que dispone de material de autoaprendizaje, como instructivos, videos y manuales de uso y también permite interactuar a través de foros de discusión y la generación de preguntas.

Un tercer nivel de soporte es el correo soportesap@utalca.cl, donde se recibirán consultas y finalmente, en un cuarto nivel, se atenderán problemas más complejos, a través de una plataforma telefónica en el anexo 2911.