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Corporación modernizará sus procesos administrativos

Para modernizar y agilizar sus procesos administrativos, nuestra Universidad implementará una nueva tecnología computacional que permitirá integrar, unificar y optimizar en tiempo real la información que se genera en todas las áreas de la Corporación.

Se trata del Sistema de Planificación de Recursos o ERP, por su nombre en inglés “Enterprise Resource Planning”. Consiste en un software de gestión corporativo que conforma módulos virtuales por cada área, cuyos datos se pueden interrelacionar entre sí para mejorar las prácticas, optimizar los procesos y la tecnología para ello, todo lo cual facilita la toma de decisiones en las autoridades de la organización.

El vicerrector de Gestión Económica y Administración, Hugo Salgado, presidió el lanzamiento de esta iniciativa que se denomina “Proyecto ERP”. La actividad contó con la presencia de directivos y funcionarios de la Casa de Estudios, y se realizó en el Eco Hotel de Talca.

La autoridad universitaria explicó que el proyecto constituye uno de los actuales desafíos que enfrenta la Corporación y es uno de los requerimientos para que ésta se transforme en una Universidad más compleja y desarrollada.

Asimismo, dijo que este avance en la forma de administrar la organización está contemplado en el Programa de Gobierno Universitario del rector Álvaro Rojas, en el Plan Estratégico 2015 y en el diseño del Plan Estratégico Institucional que se proyecta para el año 2020.

“Vamos a cambiar la forma en que se administra la Universidad de Talca mirando a la complejidad que nosotros buscamos hacia el año 2020. Ciertamente es un proceso que no va a ser simple y que va a requerir que cada uno de los funcionarios esté totalmente involucrado y comprometido”, dijo el vicerrector.

Mejoramiento

Recordó que en sus inicios la Casa de Estudios usó el sistema contable SAFI para agilizar computacionalmente algunos procesos. “Luego, se implementó el programa ICON, el cual bastante ha ayudado, pero no es suficiente (…) Muchas veces se percibe que nuestros procesos administrativos no responden con la rapidez que hoy se requiere, sobre todo pensando en la Corporación más compleja que estamos construyendo”, afirmó la autoridad al explicar la importancia del proyecto ERP.

Precisó que se habilitará primero el software administrativo financiero y aún falta definir en qué etapa se establecerá el ERP para toda la información académica de la Casa de Estudios.

Para habilitar el Sistema de Planificación de Recursos, la Vicerrectoría de Gestión creó la Dirección de Implementación de E.R.P., la cual está a cargo del ingeniero industrial Carlos Rojas. Éste sostuvo que aún se trabaja para definir qué proveedor o empresa suministrará el software, lo cual se determinará antes que finalice el presente año. Agregó que hay tres compañías que han presentado sus propuestas: ORACLE, BANNER Y SAP.

Previo a la instalación del sistema se conformará el comité y el equipo de trabajo del proyecto. Posteriormente se avanzará en la identificación de cada paso administrativo en la Universidad. “Hasta diciembre próximo se levantarán todos los procesos, lo cual se realizará con un equipo de cada área involucrada.

Se harán reuniones y diagramas para llegar a tener un mapa de las acciones administrativas y financieras, presupuestos, control, flujo de órdenes de compra, flujos de pago, etc. Todo esto se llevará a un documento que se entregará al proveedor de ERP durante el proceso de implementación del sistema (…) No sólo se almacenará esta información, también se van a realizar mejoras y optimizaciones”, explicó Carlos Rojas.

A comienzos de 2016 se iniciará la habilitación del nuevo Enterprise Resource Planning junto a la empresa de software que se adjudique la licitación. Se proyecta que toda la información institucional estará incorporada y operativa en el sistema en enero de 2017.

En tanto, el director de Desarrollo de Personas, Rodrigo Godoy, afirmó que este proyecto posee grandes exigencias. Una a nivel tecnológico, a cargo de la Dirección de Implementación ERP. “Pero también hay una enorme responsabilidad de cada funcionario para sumarse y ser parte del equipo que va a impulsar este cambio, en donde todos los procesos administrativos van a estar integrados. Y toda la Universidad se va a vincular administrativamente y comunicacionalmente a través de esta herramienta”, aseguró Godoy.