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A la altura de las grandes universidades del mundo se instala nuestra Corporación con la puesta en marcha del proyecto estratégico SAP- UTALCA, que moderniza la gestión administrativa y financiera interna, de acuerdo a las exigencias del desarrollo institucional.
Uno de los hechos más significativos en ese ámbito tuvo lugar el jueves 24 de marzo, con el lanzamiento del mencionado proyecto, en el Teatro “Abate Molina”, ante autoridades y miembros de la comunidad universitaria.
Igual como hace más de 10 años, cuando nuestra Universidad fue pionera en Chile en la implementación del modelo de formación por competencias, ahora es la primera, entre la universidades estatales del país, en la puesta en marcha de un sistema de procesos de clase mundial.
Con ese fin, durante 2015 la Vicerrectoría de Gestión Económica y Administración estableció la necesidad de adoptar un Sistema de Planificación de Recursos o ERP. Sobre esta base y los requerimientos de la Universidad, se abordó la preparación del proyecto, período durante el cual se escogió la herramienta tecnológica Sistemas, Aplicaciones y Procesamiento de datos (SAP).
El vicepresidente de SAP para América Latina, Leonel Graff, destacó la exitosa incorporación de esta herramienta en las más importantes universidades extranjeras, como también su operatividad. “El sistema es bastante amigable, tiene una interfaz parecida a la que se encuentra en Facebook o en aplicaciones de la web de esas características, pero además está disponible para manejar dispositivos tipo IPAD, teléfonos inteligentes, etc.”. Añadió que lo que más gana la Universidad es la estandarización de procesos, que se articulan en red, lo que se traduce en eficiencia.
COMPLEJIDAD
El rector Álvaro Rojas destacó que en Chile sólo hay tres universidades privadas que han puesto en marcha un sistema ERP. “Nosotros tuvimos que viajar al extranjero para conocer experiencias exitosas de aplicación del SAP a la gestión administrativa y académica de una universidad”, expresó.
Respecto a lo que significará para nuestra Casa de Estudios la incorporación de SAP, dijo que será “un gran salto adelante”, puesto que la Institución se hace cada vez más compleja. Ejemplo de esto es la existencia en el área académica, de 33 programas de postgrado. Y también que se hace cada vez más sofisticada la gestión administrativa.
El rector sostuvo que la complejidad exige sistemas modernos, eficientes y eficaces, que uniformen los diferentes criterios respecto a la gestión. “Creo que SAP es una herramienta estudiada y comparada en instituciones internacionales universitarias, que resulta adecuada para dar ese gran salto que también implicará una serie de ajustes”, explicó Rojas.
Por su parte, el vicerrector de Gestión Económica y Administración, Hugo Salgado, enfatizó que el proyecto SAP viene a cubrir un esperado objetivo estratégico de la Universidad, que ya estuvo presente en el Plan 2015. Y luego con mayor claridad se plasmó en el Plan Estratégico 2020, el cual propuso modernizar la gestión de los procesos administrativos, financieros y académicos.
“El proyecto SAP nos entrega una herramienta de clase mundial, la mejor disponible y usada por miles de empresas y organizaciones. Muchas universidades la han adoptado para desarrollar su administración de manera más eficiente, más simple. Ciertamente nos pone al primer nivel en términos de herramientas de gestión”, expresó el vicerrector.
MEJORES FORMAS
Salgado explicó también que se trata de una herramienta de gestión que implica cambiar la forma como se trabaja en este ámbito. “Por supuesto eso implica que el elemento más importante para hacer esos cambios en la gestión son las personas (…) Ellas van a tener que desacostumbrarse de la manera en que vienen haciendo muchas cosas y aprender, para asumir nuevas y mejores formas de hacer gestión y administración. Por lo tanto, la clave para el éxito de este proyecto es que las personas que trabajan en los procesos administrativos —los usuarios, la empresas con las que nos relacionamos— se comprometan con el desarrollo de este proyecto”, argumentó la autoridad académica.
El representante de Seidor Crystalis, implementador de SAP en nuestra Corporación, Juan Pablo Miranda, enfatizó que éste “es un proyecto sumamente desafiante, un hito muy importante para ustedes y para nosotros”. Agregó que en la fase de implementación, profesionales de la consultora trabajarán en conjunto con el equipo de la Universidad. Primero, en una labor de diseño, se revisarán los procesos actuales para resolver cómo se modelarán en SAP. Luego viene una fase de construcción o realización donde lo definido se plasma en la configuración del sistema. Continúa la etapa de prueba y ajustes para afinar el modelo que se implementará. Finalmente se desarrollará un periodo de transferencia o capacitación a los usuarios finales, en la que habrá acompañamiento del implementador.
La fase que se acaba de iniciar culminará en enero de 2017, según el director de Implementación del ERP. Carlos Rojas.
Más de 2 mil 400 instituciones alrededor del mundo utilizan el SAP. Algunas son: Universidad de Toronto, Universidad de Kentucky, Universidad de Tennessee, Universidad de Duke, Universidad Johns Hopkins, Universidad Newcastle, Universidad de Boston, Universidad de Cincinnati, Universidad de Nebraska, entre otras.
