Puesta en operaciones de SAP-UTALCA marca nuevo hito corporativo

22 Enero 2017

La Universidad vivió un momento crucial con la puesta en operaciones del Sistema SAP-UTALCA, una moderna herramienta tecnológica que gestiona diversas áreas y agiliza los procesos administrativos institucionales, optimizando el quehacer interno.

De este modo, la Corporación una vez más asume el liderazgo en procesos innovadores, según remarcó el rector Álvaro Rojas, “al ser la primera universidad pública que realiza una intervención de esta envergadura para el mejoramiento de la gestión”.

Al mismo tiempo, recordó que la decisión de implementar esta herramienta tecnológica, obedece al desafío estratégico institucional de modernizar la gestión administrativa.

SAP es un sistema de planificación de recursos corporativos (ERP, por su sigla en inglés) que, a través de un software, permite resolver de manera eficiente e integral los problemas de gestión ocasionados por la centralización de la información.

El rector destacó el gran esfuerzo y dedicación que demandó, para un equipo humano la implementación del nuevo sistema y relevó la contribución de los usuarios líderes, funcionarios de cada facultad o unidad, que se capacitaron para llevar el proceso de implementación de manera descentralizada.

“Hoy se marca un hito crucial, quizás la etapa más compleja del proyecto, en que el sistema llegará a los usuarios finales”, agregó, junto con subrayar que la participación y compromiso de la comunidad universitaria es fundamental en esta etapa. Al respecto, señaló que “es fundamental que para el logro de nuestros sueños comunes”, que todos “nos convirtamos en protagonistas del cambio que estamos viviendo”.

Al vicerrector de Gestión Económica y Administración, Hugo Salgado, actor clave en este cambio, le correspondió liderar la puesta en operación y fases previas del sistema que describió como “una plataforma integrada que nos va a permitir mejorar los tiempos de los procesos, reducir la tasa de errores y, en definitiva, lograr una mayor agilidad en nuestra gestión”.

SAP-UTALCA comienza a funcionar el 23 de enero, con los primeros módulos, encargados de los procesos de compra y venta. Se han definido siete módulos, relacionados con ventas de productos y servicios; adquisición de bienes, contratación de servicios y manejo de inventario; gestión de todos los procesos financieros y contables de la organización, control presupuestario para gestionar la estructura de costos servicios financieros del estudiante; contratación y pago de remuneraciones, y reclutamiento, selección y gestión de competencias laborales.

Hugo Salgado resaltó que el sistema “lo hacemos funcionar las personas” y en la partida de las operaciones remarcó la importancia de los usuarios finales. “Para ello hemos preparado a los usuarios líderes, que tienen todas las herramientas necesarias para mostrar el funcionamiento y ayudar al resto de los usuarios de la comunidad académica a utilizar y sacar las ventajas de esta herramienta”, subrayó.

Admitió que posiblemente haya dificultades al inicio, pero se espera que todos ayuden a descubrir eventuales falencias y colaboren en la mejora continua. “Este es un sistema vivo, que requiere ser alimentado, ser entendido y utilizado para poder obtener todo su potencial y en eso la participación es fundamental”, enfatizó.

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